Microsoft Teams introdurrà nel 2026 una nuova funzione chiamata “etichetta di presenza in ufficio”, destinata a segnalare ai datori di lavoro se un dipendente si trova fisicamente in sede, grazie alla connessione al Wi-Fi aziendale. L’innovazione, volta a migliorare l’organizzazione e la pianificazione delle attività lavorative, ha però sollevato numerosi dubbi in materia di privacy e rispetto delle normative italiane ed europee.
La nuova funzione di Microsoft Teams si basa sull’identificazione della presenza dei dipendenti tramite il collegamento alla rete interna dell’azienda, senza ricorrere a sistemi di geolocalizzazione in tempo reale. L’obiettivo dichiarato è facilitare la gestione delle riunioni e il coordinamento dei team, rendendo più efficiente l’uso degli spazi e delle risorse aziendali. Tuttavia, l’implementazione di questa funzionalità richiede un’attenta analisi legale, considerando che in Italia la normativa sul controllo a distanza dei lavoratori è molto rigorosa, regolata dallo Statuto dei lavoratori, in particolare dall’articolo 4.
Secondo esperti come il professor Filiberto Brozzetti, ricercatore e docente di diritto della protezione dei dati all’Università Luiss, questa funzione potrebbe configurarsi come un controllo a distanza non essenziale per lo svolgimento delle prestazioni lavorative. La normativa italiana prevede infatti che ogni forma di monitoraggio debba essere giustificata da esigenze produttive e deve essere autorizzata, generalmente tramite accordi sindacali o, in assenza di rappresentanze, dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro. La decisione di attivare questa funzione spetta all’amministratore dell’organizzazione, ma l’azienda non può imporla unilateralmente senza rispettare le procedure previste.
Inoltre, la presenza in sede di un lavoratore è un dato che, secondo Brozzetti, il datore di lavoro dovrebbe già conoscere e non necessita di un ulteriore sistema di monitoraggio. Di conseguenza, l’interesse delle aziende ad attivare questa funzione potrebbe essere limitato, anche perché il Garante per la protezione dei dati in Italia è molto attento a evitare pratiche invasive.
A livello europeo, sono già avvenute sanzioni significative per pratiche di monitoraggio considerate eccessive. Nel 2024, Amazon France è stata multata per 34 milioni di euro per sistemi di sorveglianza dei ritmi di lavoro, mentre in Germania H&M ha ricevuto una multa di 35 milioni per aver archiviato dati personali dei dipendenti senza adeguate garanzie.
Un altro aspetto cruciale riguarda il trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea. Poiché Microsoft è una società statunitense, la raccolta di informazioni tramite questa funzione potrebbe comportare il trasferimento di dati su server extra-Ue, soggetti a normative internazionali e condizioni di liceità complesse.
